Les résidents des EHPAD sont accompagnés par du personnel qui doit avoir accès à un local de reprographie équipé d’un photocopieur couleur ou noir et blanc multifonctions afin de traiter les demandes d’admission, les factures ou les différents supports de communication de l’établissement.
Médecins, aides-soignants, services de direction et de secrétariat d’EHPAD ont besoin de photocopier et doivent ainsi privilégier une solution d’impression de documents disposant de certaines fonctionnalités :
La réponse à ces critères est de passer par l’achat ou la location avec maintenance de photocopieur multifonctions dont l’installation devra être effectuée à proximité des bureaux de l’EHPAD.
Un EHPAD ou une maison de retraite édite régulièrement des brochures de présentation et des contrats de séjour présentés sous forme de livret et assemblés par des agrafes. L’automatisation de ces travaux d’impression peut être exécutée grâce à un photocopieur équipé du module de finition approprié. C’est une option supplémentaire d’un photocopieur A3 / A4, et non une solution intégrée de base.
Ce type de finisseur interne de photocopieur est en mesure d’effectuer de façon automatique :
D’autres solutions peuvent permettre à une maison de retraite ou un EHPAD de produire des livrets et brochures et il est possible d’ajouter un finisseur hybride cumulant plusieurs de ces options :
L’achat d’un photocopieur multifonction occasionnant une dépense conséquente, les EHPAD passent généralement par le marché public dans le cadre d’une consultation et d’une procédure adaptée pour s’équiper d’un système d’impression. Voici pourquoi il est préférable d’opter pour une offre de location de photocopieur comprenant un contrat de maintenance pour un EHPAD ou une maison de retraite.
Une offre de location a pour avantage d’être flexible et adaptée à un budget limité. Si les besoins en impression évoluent, l’EHPAD peut demander le changement du photocopieur. C’est aussi la garantie d’avoir la mise à disposition d’un photocopieur de qualité et performant dès la date de démarrage de l’abonnement. Attention tout de même aux conditions de résiliation des contrats de location et maintenance de photocopieurs de certaines entreprises qui pourraient vous prendre en otage.
Inutile de faire appel à un technicien de maintenance dédié au parc de photocopieurs en cas de panne de l’appareil. L’installation, la livraison, la mise en route, la maintenance, les éventuelles réparations et le remplacement du photocopieur sont pris en charge par notre société.
La fourniture du papier, des cartouches ou toners de photocopieurs professionnels est intégrée au service de location et de maintenance et libère votre EHPAD de cette contrainte. Un contrat de gestion garantit donc une meilleure visibilité des coûts d’impression d’un établissement pour personne âgée.
Voici les capacités de travail de modèles de photocopieurs Toshiba particulièrement recommandés pour un EHPAD et disponibles à l’achat ou via un contrat de location avec gestion et maintenance incluse :
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